作　者：田支斌

工作单位：湖南师范大学档案馆

    摘要：电子档案是档案的新业态，各种理论尚未成熟。是推倒原有档案理论，创建一套全新体系，还是在原来基础上进行完善，是一个值得深入思考的问题。本文认为，理论是循序渐进的，以档案传统定义及档案收集、保存、利用传统体系为基础，探索电子档案的规范管理是一条可行的研究路径。

    关键词：电子档案 档案体系 智能归档 互联网+

    1.研究现状

    从甲骨文到竹简、从竹简到纸张，中国主流档案的载体及形式历经千年演变。如今档案载体再次发生巨变，从纸质载体全面演化为电子载体，这是档案界前所未有之大变局。2018年，国家档案局14号令规定“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式存档”。2019年，国务院16号令《国务院关于在线政务服务的若干规定》明确了“除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。”2020年，全国人大常委会修订的《档案法》第三十七条规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”至此，电子档案的政策、法律地位正式确立。但令人尴尬的是电子档案配套实施的具体操作办法及标准规范却很缺乏，即使有少量行业标准，也偏重理论与较为落后的离线归档，难于适应目前开放互联的网络环境。

当前，电子档案的研究处于“百花齐放”状态，研究类型大体分为两类：一类是基于最新信息技术提出了改良理论，为电子文件归档提供了一些工程化解决办法。如钱毅提出的基于XML的数字库文件归档的技术方案；杨安荣提出数字水印等文件级防伪方案；另一类是偏离主流的档案研究方法，提出一些有别传统档案理论的颠覆性理论。如付建忠提出随着存储成本的下降，“一切归档”的管理目标具备了实现的可能性；陈明洁从大数据概念出发，结合税务、教育、车辆管理等业务系统的数据管理，得出业务系统中每条记录都应该成为档案；于英香提出大数据时代的应该实时归档，数据化归档。这些理论为电子档案管理提供了解决思路，但对于全面解决电子档案规范化管理仍然远远不足。一是多数理论缺乏系统性；二是偏重于理论的探讨与理想的憧憬，缺少对现实环境的全面考量，并有将档案理论泛化的趋势。理论的演进是循序渐进的，脱离原有成熟理论完全另起炉灶，并将档案理论向其他学科无限延展，却有使档案学科理论特色弱化，甚至完全失去自我的危险。

电子档案较传统载体档案虽有了巨大的变化，但尚未达到颠覆性的变化，它与传统档案一样存在基于文件收集、保管、利用等程序的理论与实践问题。本文从传统历史视角出发，以档案定义、收集、保存、利用等档案学传统理论为基础，结合现代信息技术和互联网+的研究方法，探讨大数据时代电子档案的规范管理,以适应未来数字档案馆、智慧档案馆的建设需要。

    2.什么是档案

什么是档案，这是档案学的核心概念，也是档案学其他理论的基础。新修订的《档案法》规定，档案“是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，同时规定“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”只有符合规定的电子档案才能具备与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。为了描述方便，本文将传统载体的文件材料，以保存模拟信号为主要特征的传统电子音像档案，以保存数字信号为主要特征的电子文件、电子记录、电子数据统称为信息记录，以便与正式的档案加以区分。同时将模拟态和数字态的信息记录统称电子信息记录，以区别于传统载体的文件材料。

    2.1信息记录成为档案的必要条件

（1）一切信息记录要成为档案，其来源必须是直接的生产活动中形成的一手记录，而非生产活动结束后经过加工的二次信息汇编。

（2）信息记录要成为档案必须要有保存价值，只有经过鉴定的信息记录才能成为档案，因此档案是经过严格筛选的高价值、高密度、高可信的信息记录。这与一般大数据的高容量、低价值、低密度形成鲜明对比。

（3）档案是历史记录，是固化的信息记录。那些信息化系统中实时变化的数据，在未有明确的固化机制前，实时归档成为档案是不适宜的。

（4）数字态的信息记录的要成为档案，其形式与程序要合规。数字态的信息记录要成为电子档案必须保证便于提取背景信息，便于用元数据进行描述，并适宜使用必要的如数字签名等技术手段来保证其可信性。更为重要的要保证归档的电子信息记录语义完整，便于展现。像数据库中单独记录及单独的数据项，甚至整个数据库文件，脱离了原系统，语义难于重现，当前作为电子档案保存实际是缺乏现实可行性的，充其量只能作为数据备份而已。

    2.2 盲目扩大电子档案归档对象的危害

盲目将一切电子信息记录归入电子档案的收集范围，不仅不能强化相反是在弱化档案机构的职能。随着政府层面大数据局和各级机构数据中心的成立，如果本着电子信息记录照单全收的理念进行档案管理，档案机构的职能将与大数据局或数据中心的职能高度重叠，档案机构在人力、技术、资金、职权等方面无法与之媲美，必然导致会在社会实际生活中被边缘化。事实上，2015年国务院发布《促进大数据发展行动纲要》后，各省市陆续建立大数据局，并建立多部门联席会议制度来协调本地大数据发展，但这些协调机制中大多无档案部门参与，这说明档案部门难从国家层面成为各级大数据局（中心）核心参与单位，根本缺乏实现所有电子数据的归档保存的现实条件。

    3.怎样归档

如何归档电子信息记录是目前电子档案管理体系最为困难的一步，与传统载体文件材料相比，电子信息记录来源途径、鉴别手段、移交方式、著录方法与传统载体文件材料都有着巨大的差别。

3.1电子信息记录归档困境⠼/span>

（1）目前，信息系统使用单位及维护单位常常是分开的，职能部门负责使用，信息技术部门负责维护。这就导致电子信息记录的生成部门与保存部门是分开的。这种情况是职能部门归档还是技术维护部门是归档，在现实工作中是需要探讨的。

（2）跨部门使用同一软件平台，导致系统数据的权属关系难以区分。由于多部门协作，单个部门只对电子文件拥有部分的权限，这些数据由谁牵头归档成为必须明确的现实问题；

（3）部分机构还使用第三方公司的云平台行使一些职责，如利用微博、微信公众号、微信小程序、互联网公司的邮箱从事某些职能活动。这些系统软件平台不归用户单位所有，有些平台还规定相关电子文件未经授权不得私自转载。这些情况造成这类电子文件归档存在不少技术难题与法律难题。

（4）有些业务系统的数据实时动态存储于系统之中，脱离原系统后语义不明，难于独立使用。这些数据如何转变成符合规范的电子档案具有相当大的技术难度。

（5）国家档案局已经出台相关电子文件归档政策及行业标准，多为电子文件的离线归档方式而制订，难于实现目前的线上归档。

（6）目前普遍实行元数据加电子文件的方案也存在较大缺陷，有限的元数据方案难于适应日益增多的电子信息记录种类。

（7）当前普遍采用档案系统与业务系统对接实现在线归档。这种方式面临成本高、开发周期长、通用性差，难于适应系统的频繁升级等种种缺陷。

（8）电子档案收集要解决安全性、完整性、可靠性及可用性四性问题。最重要是解决档案可信度问题，目前多采用元数据加数字签名的方式加以保证。很多元数据的添加及数字签名往往是为了归档而施行后置行为，为事后补充，并不是实际工作的刚性需要，真实性自然难以保证。同时信息认证多由中心结点控制，可信度存在天然的缺陷。

3.2 走出电子信息记录归档困境的基本思路

（1）遵循传统方法，制订可操作的归档范围。传统文件归档办法首先是由档案部门在充分调研的基础上，制订切实可行的归档范围，实行部门立卷。电子信息记录归档与传统文件归档虽然有极大区别，但归档的本质还是一样的，因此制订归档范围的方法还是切实可行的，只是工作需要因势而变，将归档的对象由原有内部实体部门进一步扩充到内部应用系统、第三方应用系统等。

（2）优化信息系统与档案系统的接口形式。档案部门必须努力进行前端介入，要求各类业务系统在建设之初就预留档案归档接口，这种方式效率优于事后系统对接。档案部门要规划好电子信息记录归档通用接口标准，并将预留业务系统归档接口的要求纳入到各类信息系统制度建设中。

（3）对部分电子信息记录进行适应性转换。档案系统归档业务系统中的所有数据既无必要，也不现实，可行的作法应该是将业务系统中结构化的数据、单条记录降级为语义完整清晰的非结构化数据，并以接口的形式输出。对海量的常规大数据，不全部归档，只归档一些异动数据。事实上，这些异动数据往往包含了最有价值的信息，这符合档案价值密度高的要求。

（4）充分运用区块链技术解决电子档案的可信度问题。区块链技术是一种去中心的可靠信息保证手段，它是实际工作中凭证的自然固化，事后无法修改，无法否认，天然就能满足对档案可信度的要求。推进区块链技术在各类信息系统运用，是建立可信电子档案的重要技术保障。

（5）大力推进人工智能技术在档案收集中的运用。人工智能技术可以智能分析文档、图片、视频的内容，这为档案自动分类、自动标引提供了可行的技术工具，是自动归档海量电子文件的可行办法。

（6）大力推进数据中心、大数据大平台建设，实现各系统公共数据共享，保证基础数据统一，提高数据利用效率。建立统一的政务审批平台，保证电子信息记录流转等背景信息高效提取。数据中心应该设置统一的档案资源预归档库，由各分系统将归档电子数据送到档案资源预归档库。档案系统应该尽量减少与各分系统的直接对接，重点与数据中心的档案资源预归档库进行直接对接。

4.怎样保存档案

传统的档案主要是纸张作为载体，档案的内容与载体合二为一，保管时只要保证物理安全，就能长时间保存且无障碍使用。但电子档案与传统载体档案最大不同是内容与载体分离，信息的逻辑语义与物理存储分离，电子信息记录的逻辑语义的重现与特定的软件系统及硬件系统紧密关联。即使电子信息记录的物理存储完好，脱离了特定的软硬件系统，逻辑语义也无法重现。

4.1 电子档案保存方案

（1）一种可靠长期保存格式是电子档案保存的必然要求，这种格式必须是开放而相对稳定格式。它应该不易受特定的专利、特有公司制约，社会各级机构易于按照相关标准创建阅读工具。这种格式应该具有格式自包含、自描述能力、极强的新旧版本兼容能力，只有这样才能保证可以电子档案的长期保存。

（2）创建一种通用的数据交换标准，保证元数据信息及电子原文信息能够无障碍进行交换，这样才能保证各级档案馆电子档案移交及新旧系统数据的无缝迁移。

（3）大力发展档案云服务。电子档案及其关联数据库的安全备份是一项投入大且技术高度复杂的工作，一般的档案馆难于承担此项工作。档案行政部门应该鼓励社会力量成立专业的档案托管机构，并加强监管。技术力量及资金不足的档案馆宜将电子文件交由这些档案托管机构托管，以发挥这些专业机构的技术专长及规模管理带来的低成本效应。《档案法》明确规定：“国家鼓励社会力量参与和支付档案事业的发展”，档案的外包服务将受法律严格保护和制约，包括档案云服务在内档案外包服务将是大势所趋。

5 怎样利用档案

档案的最终目的在于利用。正确的档案价值观能解决档案为谁服务问题，严格的档案管理能保障档案的安全利用。

5.1坚持档案价值共创的服务主导逻辑导向

传统服务理论认为，企业是价值的唯一创造者，自主决定价值创造；顾客是商品的接收者不参与价值创造过程。因此，在档案价值实现时，档案用户与档案机构的关系是不对等的，用户处于被动地位。因载体与信息的不可分离性，决定了传统档案利用方式是现场运用。传统档案利用的现场性，进一步强化了档案机构的主导性地位，档案机构提供什么，用户只能使用什么。服务主导逻辑理论是随着服务经济深入发展而形成的一种全新的服务理论，服务主导逻辑理论认为，企业提供的是一种为顾客创造价值的服务体验或服务解决方案，它要求顾客积极参与企业的价值创造，各行动方在价值共创中获得需求的满足。档案价值的实现，离不开档案机构与用户的共同创造。电子档案利用的网络化为档案价值共创提供了技术实现。

（1）树立档案公共服务的价值观念。进一步突破档案利用的封闭性，增强档案服务的开放性、民主性，以人为本，服务大众、服务民生。

（2）设计以用户需求为中心的档案服务模式。电子档案的利用多为非现场服务，一定程度影响用户与档案机构的有效交流。档案利用系统设计要以服务为导向，以用户为中心，使档案利用的程序、技术与管理等更贴近各个层次用户需求，增强针对性、便捷性、互动性。

（3）建设以电子档案数据为资源基础的智慧档案馆。电子档案为档案资源共享利用创造了条件，智慧档案馆是实现档案数字资源共享服务的有力平台，能有效推动档案信息资源跨区域、跨部门共享利用，也为档案用户和有关利益方主动积极参与档案利用、共创档案价值增值提供了便捷有效的交流平台。

5.2平衡电子档案利用与安全保障矛盾的基本思路

电子档案具备载体与信息分离特性，网络运用时易复制、易篡改，网络开放利用程度越高，其安全保障难度就越大。不能因为有安全隐患就消极对待或排斥电子档案的开放利用，应充分认识档案行业发展的时代趋势，用发展的观点来解决矛盾。

（1）推动档案开放利用。电子档案多采用在线自动归档，档案目录自然比传统档案完备，并且带有全文。档案部门可以利用这些天然优势，加快档案鉴定，通过其网站或者其他方式定期公布开放一些档案目录或全文，以期充分发挥档案的信息价值。

（2）全方位保障电子档案利用安全。信息系统安全保障主要有四个方面：

硬件层面。主要是综合使用硬件防火墙、入侵检测系统，实现内网与外网隔离，防止网络入侵等。当前应逐步淘汰国外硬件系统，更多采用国产自主可控硬件系统，防止芯片级硬件后门。

基础软件层面。主要是指操作系统及数据库系统安全，这是信息系统软件安全的根基。随着国产操作系统及数据库系统的崛起，应大力推广国产操作系统及数据库系统在档案行业中运用。

应用软件层面。应用层面的安全贯穿于浏览、下载、打印等各个环节。要采用严格的身份认证技术保证合法授权使用、开发下载文件单独密码控制及失效自动销毁技术、开发文件打印防伪水印技术，强化审计日志制度，保证电子文件全程可控。

管理制度层面。信息系统最重要，也是最薄弱的环节是人的因素。再好的硬件与软件，也需要人严格按规范来管理，因此制完备的安全管理制度并严格执行是档案利用最大的安全保障。

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