根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定,从2001年1月1日起,立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理,为了确保进馆档案质量,避免重复劳动,特制定本标准。

1、标准适用范围

1.1省直党的机关、行政机关、民主党派、社会团体和其他组织自2001年1月1日以后形成的应移交进馆的保管期限为永久的档案,撤销机构属长期保存的档案也应移交进馆;2001年1月1日以前形成的档案仍按时定标准执行。

1.2进馆档案,必须以全宗为单位进行整理,分阶段移交。每个阶段的时间一般为15年。撤销单位的档案,从撤销之日起6个月内完成移交。

1.3进馆档案,必须保持全宗的完整性。应按照本单位文件材料的归档范围,收集齐全、完整、准确、系统。同时,自2001年起,还应当移交一套与纸质文件相配套的电子文件。其他形式与载体的档案材料也应按规定移交。

1.4与档案有关的资料,按相应要求整理后,随档案一并移交。

2、分类

2.1移交单位的档案分类,应采用“年度—机构(问题)—保管期限”或“保管期限—年度—机构(问题)”的分类方法,不应采用文号、级别等其他分类方法。

2.2分类方法一经确定,必须保持前后一致,同一层次上的分类应有逻辑性。类别设置要符合本单位档案形成的实际情况。类与类之间界限清楚,不能互相包含;类与属类的层次要分明,不能混淆。

3、鉴定与划分保管期限

3.1档案保管期限,依据国家档案局对机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定划分。

3.2档案移交进馆前必须经过鉴定,具有永久和长期保存价值的档案应当分别编目,以区分移交进馆和本单位保存两大部分。

4、归档文件的整理

4.1归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:

(1)正本与定稿作为一件;

(2)法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;

(3)正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);

(4)具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;

(5)原件与复印件或手抄件,应作为一件;

(6)转发文件与被转发文件,应作为一件;

(7)报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式,一册(本)作为一件;

(8)请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书,原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收发回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

4.2以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;汉文本在前,少数民族文字本在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;文件处理单放在文件前面。

4.3每件归档文件均需编制页号。

4.4其他非纸质文件材料形式与载体的档案,按相应的规定进行整理,单独编号、编目,集中移交。

5、装订

5.1归档文件装订前,必须对破损文件进行修复,对字迹模糊或褪变的文件进行复制;去除原装订文件用的金属物和易锈蚀物。

5.2对大于A4纸型规格的报表、图样等档案材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。

5.3归档文件应按“件”装订。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。

5.4为使装订用品符合档案保护要求,统一使用符合档案保护要求的材料装订,如:精制塑料螺钉装订(红色表示永久件,黄色表示长期件,绿色表示短期件)或细线穿针装订,不能使用钢夹与钢钉装订。

6、排列

6.1归档文件按事由结合时间、重要程度或共同属性等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。上级来文集中排列在本级文件之前,下级集中排在其后。

6.2同一事由的归档文件排列,可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

6.3不同事由的归档文件排列,可按不同事由形成时间的先后顺序排列,也可按事由的重要程度排列,还可按事由具有的共同属性分别集中排列。

6.4对具有保存价值,但未及时归档的零散文件,应排列在相应类别的归档文件之后,或与相关的某件归档文件装订成一件,并在归档文件目录的备注栏中加以说明。

7、编号

7.1每件归档文件均应在首页上端空白处加盖标准格式的归档章。

7.2归档章中全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构(或问题)等项目,除馆编件号留空外,都应按要求认真填写。其中全宗号按省档案馆统一给定的编号填写。馆编件号待档案移交时,经鉴定后统一编制。编号要求字迹工整、整洁、准确。填写时应使用阿拉伯数字标注;最低一级类目的室编件号每年从“1”开始按照归档文件分类方案和排列顺序逐件流水编号;机构(或问题)简称的使用要规范。

7.3以件为单位编页号,空白页不编号。

8、编目

8.1进馆档案必须按要求统一使用计算机编制并打印出归档文件目录,其内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注七项。

8.2此处件号专指室编件号。

8.3责任者即文件的发文单位或署名者,可使用规范化简称,但不能标成“本厅”、“本公司”、“本校”等。联合发文有三个以下责任者的,一般应同时标出,责任者多于三个时可适当省略。上下栏不同件号的文件责任者相同的不得省略或打点。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件,责任者可打印领导人姓名。未署明责任者的文件,编目时应考证清楚并打印。

8.4文号一般由单位代字、年度、顺序号三部分组成,要照实打印,不能省略。

8.5题名即文件标题,应将责任者、问题、文种三部分照实打印。正题名能反映文件内容时,副题名一般无须打印;并列题名在需要时与正题名一并打印;文件没有题名或题名含义不清,不能全面揭示文件内容时,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并在新拟或补充题名之外加“[]”号,重要的会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间、次数和主要内容;重要的附件题名也应打印,外加“()”号,以防漏检。

8.6日期指文件的成文日期。对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并打印。具体打印日期项应用4位阿拉伯数字标明年度,月、日各用2位数字回行打印,即2001年6月1日打印为两行如[]。

8.7页数指一件文件的总页数。

8.8备注用于打印归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。需要说明的内容较多,备注栏难以打印时,可在备注栏中加“※”号,将具体内容填入备考表。

8.9归档文件目录用纸为A4型格式,统一规定为横式,每页目录为10行,行的宽度应一致。

8.10归档文件目录要求一式五份,其中一份随归档文件放入档案盒内。另外四份单独装订成册并打印封面,自存2套,移交2套,同时还应一并移交存有归档文件目录的软盘1套。

9、装盒

9.1归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒。装盒时,应按照分类方法,将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中,同时,应视文件的厚度,选择适宜的档案盒,不使文件弯曲受损。

9.2必须使用标准规格的无酸纸档案盒。

9.3档案盒封面全宗名称项应加盖黑色立档单位名称条章或印制立档单位名称。

9.4档案盒应根据竖式摆放方式,盒脊各检索项应准确,书写(或盖印)应整齐美观。盒号一般分保管期限按照档案盒上架排列后的顺序流水号用铅笔编制,待档案移交进馆时再用黑色笔书写(或盖印)。盒号以4位数为限几年一断号(即从999开始断号)。

9.5每一盒归档文件应设置标准规格备考表,并认真填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

10、编写全宗说明

全宗说明,应包括立档单位成立时间、原因,撤销时间与原因,机构的性质、任务、职权和隶属关系及其演变,内部机构和直属机构的设置及其演变,机关负责人姓名等。还应包括移交档案的数量、完整情况、分类原则、整理情况、鉴定情况、档案有无损坏变质情况等。全宗说明应打印两套分别放在两套归档文件目录前装订成册,随档案一并移交进馆。