为了保证进馆档案的质量,适应档案管理规范化、标准化和现代化的需要,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》和国家档案局颁发的《档案馆工作通则》的规定,结合省直单位的实际情况,特制定本规定。

一、接收范围

1、应该进馆的档案,必须以全宗为单位进行整理,分阶段移交。每个阶段的时间为20年左右。撤销单位的档案,从撤销之日起6个月内完成移交。

2、移交的档案,必须保持全宗的完整性。凡反映移交单位主要职能活动(包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中所形成的各项内容、各种形体的档案,特别是文件底稿、各种会议记录、总结报告、典型调查、统计报表、职工名册等),具有科学历史研究价值的档案,均应收集齐全,集中统一移交。

3、移交单位除移交本单位形成的档案外,还要移交中央主管部门文件材料形成的档案。

4、移交接收档案的保管期限为永久和长期案卷,撤销机构的短期案卷也应移交。

5、与档案有关的资料,按要求整理后,随档案一并移交。

二、分类

1、各移交单位的档案分类,依年度——组织机构(或问题)分类法。即在一个全宗单位内,档案首先按年度分开,然后在年度内依组织机构(或问题)分类。

2、分类方法一经确定,必须前后一致,不要随意变动。类别设置要符合本机关机构和档案的实际情况。类与类之间界限清楚,不要互相交叉;类与属类的层次要分明,不要上下混淆。

三、鉴定与划分保管期限

1、档案保管期限的划分,根据国家档案局1983年4月颁发的《文书档案保管期限的规定》,并结合本单位档案文件材料的实际情况进行。

2、档案移交前必须经过鉴定,具有长期、永久保存价值的案卷和短期案卷分别编目,以区分移交和机关自己保存两大部分。

四、组卷

1、组卷以保持文件之间的历史联系,区分文件的保存价值,便于保管和利用为原则;案卷内容力求单一化或专题化。

2、同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发与原件等应立在一起。

3、电报同文件一起组卷。

4、录音带、录像带、影片、照片等档案与文书档案统一整理编目,分开保管。

五、卷内文件排列

1、卷内文件按时间顺序、问题联系或重要程度排列,要有条理,成系统。

2、在一组文件中,有下级请示和本级批复的,批复排列在前,请示在后;有本级请示和上级批复的,请示排列在前,批复在后。有正件和附件的,正件排列在前,附件在后。文件的正本排列在前,底稿在后;重要文件定稿在前,其他修改稿在后。

3、专案文件材料排列。结论、决定、判决性文件在前,调查报告、本人交待、检举揭发、旁证、罪证材料在后。司法部门形成的案件档案,按司法部门的规定排列。

六、编写页号、件号

1、文件材料整理成卷后,一律编页号。如卷内只有一份印件并已编页号,则不再编页号。编号位置,左侧装订的编在右上角(两面有字的第二页号编在左上角);右侧装订的编在左上角(两面有字的第二页号编在右上角)。

2、录音带、录像带、影片、照片、图表等应编件号。编号位置可在明显的空白处或在背面。

七、填写卷内文件目录和备考表

1、进馆档案必须填写统一的卷内文件目录。卷内目录表上的文件题名项按文件的标题名填写,不能随意更改和简化。卷内文件目录格式如下:

2、无题名或题名不能反映内容的文件,要准确地重新拟写题名。没有责任者、时间的文件,应尽量考证清楚。会议记录要写明会议名称、次数和时间。

3、每卷卷未的备考表内,填写整理和利用中发现的情况,以及需要说明和注意的问题。

八、填写案卷封面与拟写案卷题名

1、档案卷皮式样一律按省档案局统一印制的卷皮式样。卷皮采用250克牛皮纸,长宽规格为29×21厘米,厚度为1厘米、1.2厘米、1.5厘米、2厘米四种。统计表册、图纸等,依其不同厚度使用省档案局统一印制的卷盒。

2、案卷封面和脊背上的项目要填写齐全;用毛笔或注碳素墨水的钢笔书写,字迹工整,清晰;档号中的全宗号按省档案馆通知的号码填写。

3、案卷题名应确切地揭示卷内文件内容,一般应包括责任者、问题、名称三部分。体式一致,文字简练。使用简称要通用易懂。

九、案卷装订与文件修复

1、案卷装订前去掉文件上的金属物,破损文件要修补完好;字迹扩散模糊不清的要复制,复印件与原件一起组卷装订。装订线上有字迹的要加边托裱。纸张窄了的应加边。

2、装订前文件要折叠整齐,不用裁切。装订用线绳,卷脊要衬垫平整;装订线要拉紧订牢;不能掉页、倒页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读。

3、不装订的案卷,应按份装订文件。要逐件编全宗号、目录号、案卷号和页号。

十、案卷排列和编号

1、案卷依组织机构或问题分类排列,上级卷排在有联系的组织机构(或问题)后面。在年度下如采用按问题分类,则先综合和政工类案卷,后业务类案卷。在组织机构或问题类之下再按先永久后长期次序排列。整个排列次序应前后一致。

2、案卷号的编排与档案的分类相一致,按案卷排列次序编流水号。

十一、编制案卷目录

1、编制案卷目录以全宗为单位,与档案分类相一致,按案卷排列次序编制案卷目录。

2、案卷目录表上的项目要填写齐全。案卷题名应与案卷封面上的题名完全一致。案卷目录式样如下:

3、案卷目录应编制一式三份,一分留存,两份移交。

十二、编写机关和全宗历史考证

编写机关历史沿革或全宗介绍,应包括机关成立时间、原因,撤销时间与原因,机关的性质、任务、职权和隶属关系及其演变,内部机构和直属机构的设置及其演变,机关负责人姓名等。还应包括档案的数量,完整情况,分类原则,整理情况,鉴定情况,档案有无损坏变质情况等。

十三、本规定自1985年度起实行。