(湘档发〔2014〕2号2014年8月14日印发)

为规范罪犯档案接收进馆工作,确保进馆罪犯档案质量,根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局第9号令)、《司法部国家档案局关于罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》(司发〔1994〕002号)以及《湖南省档案管理条例》等有关规定,结合本省实际,对罪犯档案接收进馆工作做出以下规定:

一、罪犯档案移交进馆的范围

省档案馆负责接收全省各监狱形成的需要永久保存的罪犯档案。永久保管期限的罪犯档案应当自罪犯释放或死亡之日起满15年后向省档案馆移交。因移交单位保管条件限制或者其他原因,省档案馆有权提前接收进馆。

二、罪犯档案案卷质量要求

(一)整理要求

以卷为单位整理,一人一卷或数卷。

(二)保管期限

罪犯档案的保管期限应划分准确,应根据《罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》的有关要求,按照罪犯的身份、刑期和案件影响度等因素划定。

(三)卷内文件排列

1.划为永久保存的罪犯档案的卷内文件应按以下顺序排列:

(1)起诉书、刑事判决书、执行通知书、结案登记表;

(2)入监登记表(含照片)、健康检查表、体貌特征表(含指纹);

(3)罪犯的历史、自传材料和本人重要的反省材料;

(4)对罪犯改造表现的考核、奖惩材料,他人对罪犯的检举揭发并经过查证属实的材料,罪犯年终鉴定表,文化程度技术等级证明材料;

(5)罪犯逃跑、行凶、破坏情况及处理结果等材料;

(6)罪犯正常死亡、工伤情况材料和医院医疗鉴定结论等,罪犯非正常死亡的勘验材料;

(7)对罪犯提出加减刑的呈批材料;

(8)法院的加刑判决书,减刑、假释裁定书;

(9)罪犯刑满释放、假释、保外就医、监外执行材料;

(10)罪犯出监鉴定表,罪犯释放证明书存根;

(11)有保存价值的其他材料。

2.按规定原划为长期和短期保存的罪犯档案包含了需要永久保存的档案,期满经鉴定销毁后其留存下来需永久保存的档案应含有以下材料且按以下顺序排列:

(1)起诉书、刑事判决书、执行通知书、结案登记表;

(2)入监登记表(含照片)、健康检查表、体貌特征表(含指纹);

(3)法院的加刑判决书,减刑、假释裁定书;

(4)罪犯出监鉴定表,罪犯释放证明书存根;

(5)罪犯人员卡片;

(6)档案销毁报告、审批意见书、销毁清册。

(四)卷内目录

卷内目录各项目的填写应齐全完整(卷内目录式样见附件1),对文件材料的题名不得随意更改,对无题目或无实质内容的须重新拟写题名,卷内文件页号编制应准确。

(五)卷内备考表

每卷档案都应附有卷内备考表(卷内备考表式样见附件2),卷内备考表可印制在软卷皮封底,各项目都应填写齐全,准确无误,立卷人和检查人的签字必须是签名。

(六)装订要求

使用软卷皮采取三孔一线的方法装订。案卷各部分按下列顺序排列:软卷皮封面、卷内目录、文件、软卷皮封底(含卷内备考表)。案卷装订应整齐结实,不损坏文件,不妨碍阅读;装订前应去除金属物,对破损文件应修裱,字迹扩散者应复制与原件一起装订,发生虫霉的应除虫霉。

(七)装盒要求

档案盒只是保管单位,一盒可入一卷或数卷档案,以案卷号排列次序装入卷盒保存。

(八)案卷封皮的填写要求

软卷皮封面、卷盒封面和脊背应按规定逐项填写齐全完整(软卷皮封面式样见附件3、卷盒封面式样和卷盒卷脊式样见附件4和5),其中档卡流水号应填写狱政信息化平台号。案卷要编系统的流水号,不得出现重号和空号。

(九)装具要求

软卷皮应采用120g无酸牛皮纸制作,卷盒应选用规格为310mm×220mm,材质为220g以上的无酸牛皮纸制作的档案盒。

三、进馆罪犯档案有关检索工具的要求

(一)案卷目录

案卷目录应横排版(案卷目录式样见附件6),项目填写应齐全,项目内容应与档案实体完全对应。案卷题名的拟写应为:“××监狱关于××(姓名)的罪犯档案”。案卷目录一式五套,一份留存,一份交省监狱管理局狱政处,三份装订成册同电子目录同步移交省馆。

(二)卷内目录

卷内目录一式四套,一份装盒,一份留存,两份装订成册随同电子目录同步移交省馆。

(三)移交档案说明

移交档案说明应包括移交案卷数量、整理情况,存在问题,以及利用权限说明等内容。

四、罪犯档案移交进馆的程序

(一)自查

移交单位应对照上述要求,对拟移交的罪犯档案及其检索工具和移交档案说明等情况进行全面自查。

(二)申请

自查合格后,移交单位向省档案馆征收保管部提出书面申请。

(三)检查

省档案馆征收保管部派专人对提出申请的单位进行档案整理质量检查。检查结束后,向受检单位反馈检查情况。对不符合质量要求的档案,省档案馆应当提出限期整改意见,移交单位应按照整改意见按时完成整改。对符合质量要求的,约定时间办理交接手续。

(四)装箱

进馆时档案要统一装箱,并编号,注明全宗号、目录号、案卷起止号。

(五)交接手续

档案交接时,双方清点核对无误后,填写《档案交接文据》(档案交接文据式样见附件7),一式二份,双方签字盖章后各执一份。