2022年4月7日,国家档案局发布了《档号编制规则》(DA/T13—2022,以下简称“2022版”),并于2022年7月1日起实施。此标准替代了《档号编制规则》(DA/T13—94,以下简称“94版”),起草单位为国家档案局档案科学技术研究所。本文将针对2022版与94版的差异,阐明此次修订的背景、原则、依据、前后内容的变化和主要技术指标调整,从而为使用者提供相关参考。值得注意的是,此标准作为推荐性行业标准,仅为档号编制提供参考,具体执行时应以法规制度和档案主管部门统一要求为准。

一、修订背景

94版的发布和实施,标志着我国档案工作中档号编制无标可依历史的结束,其确定的档号编制原则为档号编制工作提供了理论依据和技术支持,有效地纠正了档号编制工作中出现的代码重复、残缺、冗余等现象,对促进档号编制规范化起到了非常重要的作用。但是,随着计算机技术的广泛应用和信息化建设的深入推进,档案管理特别是归档的文件整理发生了重要改变,94版关于档号结构和编制方法的规定越来越无法满足实际应用需求。2015年,国家档案局对94版进行了复审。复审专家一致认为档案管理形势已经发生了重要的改变,有必要对94版中不适合实际情况的内容进行修订,并与相关标准保持一致,使其科学性与权威性在原有基础上进一步增强。基于此,国家档案局科学技术研究所提出了对94版进行修订的计划,2019年获国家档案局批准。

二、修订原则

主要以问题与需求为导向,充分考虑当前档案门类丰富、载体形态多样的特点,切实从数字环境下档案管理实际需要出发,结合馆室一体化的需求,推进各种门类、各种载体档案档号编制的融合管理。内容修订遵循科学性、规范性、时效性原则,保持与先前版本的连续性,注重与相关标准的协调性,使2022版利于实施,也可以使其更好地为行业服务。凡涉及对标准文本结构和编辑性的改动,均依据《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》(GB/T1.1—2020)的规定进行。

三、修订依据

为提高2022版质量,在已有科研成果和社会实践经验的基础上,修订工作组深入调查论证,广泛征求意见。研究了现有相关的行业标准和国家标准,研读、分析公开发表的有关档号编制的文献,调研各门类档案整理工作实践,征求了62家各级各类档案馆(室)对94版的意见建议。修订过程中收到许多专家学者的修改完善意见建议。此外,工作组还收集了《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)、《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)、《录音录像档案管理规范》(DA/T78—2019)和《机关档案管理规定》等相关标准、部门规章

四、修订内容

此次修订,是94版1995年实施以来的第一次全面修订。修订后的2022版,从94版的5章增加到8章和1个资料性附录,增设“规范性引用文件”“档号的构成元素”两章和1个资料性附录“档号编制示例”,94版原“档号的结构”一分为二,调整为“按卷整理档案的档号结构”和“按件整理档案的档号结构”,内容更加充实完善。与94版相比,2022版主要进行了3方面的重大调整:一是调整了档号结构。二是增设了档号元素的选用。三是增加了档号编制示例。此外,对术语和定义、编制原则、编制方法进行了优化。2022版既面向传统载体档案,也面向信息系统环境中的电子档案,为促进档号编制工作高质量发展提供了技术基础和支撑。

(一)完善术语与定义。更改了“档号”“全宗号”“类别号”“项目号”“案卷号”“件号”“页号”的定义;更改了术语的名称,“案卷目录号”改为“目录号”,“页(张)号”改为“页号”;增加了“档案门类代码”的定义。关于“档号”定义,94版为“档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用”,2022版改为“以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序”。新的定义既延续了档号是对档案实体进行分类、系统整理结果的一种反映,是档案保管和利用工作的一种特殊工具,同时又进一步强调了档号的唯一性。其功能既是传统载体档案在库房中的地址代码,也可作为电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源在档案管理信息系统中的唯一标识符,相当于身份证的作用。档号不仅是存址代码,具备统计监督功能,而且还是档案信息处理语言。档案检索语言中,《中国档案主题词表》提供了主题法语言;《中国档案分类法》提供了分类法语言;而“档号”则提供了馆藏法语言。

(二)完善档案编号原则。所谓档号编制原则,是指开展档号编制工作所依据和遵循的标准、要求。94版确立的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则科学合理,为档号编制工作提供了理论依据。此次修订,对这5个编制原则都给予了尊重和保留,只根据“合理性原则”的界定性描述,将其更改为“一致性原则”,以保持理论依据的连续性,同时增加了一个“适用性原则”,提出档号的编制宜适应不同的技术环境,以顺应信息时代档案工作逐渐转向数字管理的趋势。

(三)增设档案构成元素。“档号的构成元素”为2022版新增章节。增加此章,极大方便标准使用者总览档号层级,网罗档号构成元素。档号构成元素包括:①全宗号;②类别号;③案卷号/组号/册号;④件号/页号。其中类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、项目号、目录号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。

(四)优化细分档号结构。94版规定了按卷整理档案的3种档号结构。第一种为:全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页(张号);第二种为:全宗号—类别号—案卷号—件、页(张号);第三种为:类别号—项目号—案卷号—件、页(张号)。第一种结构主要适用于文书档案单一门类或以文书档案为主体的机关档案室;第二种结构主要适用于企业事业单位档案馆(室)和某些档案门类较多、以业务档案为主体的机关档案室以及综合档案馆;第三种结构主要适用于专业档案馆,如城建档案馆。采用客观态度对待文书档案、科技档案和专业档案的不同档号编制方法,并且对每种档号的编制方法都作了较详细的规定。2022版则从档案的整理方式出发,分别提出了按卷整理档案、按件整理档案的两种档号基本结构,规定了元素选用要求,设置了必选元素和可选元素(如表所示)。

2022版按卷整理的档号结构,以94版的第二种结构为主体,通过规定类别号的构成元素、明确必选和可选元素,将94版另外两种档号结构涵盖在内,为目前仍旧以卷为管理单位的档案提供档号编制依据,如照片档案、录音录像档案、科技档案以及城建、婚姻、审计、水利水电等专业档案。两种不同整理方式的档号结构,满足了不同载体、不同类别、不同管理特点档案的档号编制需求。

档号结构中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。类别号中的各元素均为同级代码,之间用间隔号“·”相隔。

需要指出的是,一般情况下,档案类别的划分以其来源为基础,按照功能、组织结构或主题进行分类。2022版规定,无论是按卷整理还是按件整理的档号结构,一级类别号都应采用档案门类代码,如文书档案代码、科技档案代码等。其余类别号结构按相关规定或根据实际需要确定。

对档号的构成元素,2022版进行了区分,采用必选项和可选项的方式,给予档案馆(室)更大的自由度。除必选项以外,档案馆(室)可以根据自身实际需要采用或者放弃可选项,达到稳定性与灵活性的辩证统一,使档号结构更加灵活和适用。

(五)调整档号编制方法。2022版与94版相比,档号编制方法的主要变化如下:(1)关于全宗号,2022版删去了“全宗属性单一的档案馆可以‘0’作属类代码”,以加强全宗号编制的规范性。(2)关于类别号,新增了一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构(问题)代码的编制方法,使类别号的编制方法更为具体。(3)关于案卷号、件号、页号的排列顺序,2022版改为在案卷号、件号前“最低一级档号构成元素下按照排列次序流水编制”,适应不同的档号结构,避免重号;页号规定“应从卷内首页档案开始按排列次序流水编制”,强调“空白页不编制页号”,编制方法更为明确。(4)关于代码位数,取消了案卷号、件号和页号具体位数的规定,要求应按照实际数量确定,以满足各级各类档案馆不同馆藏量的不同需求。

(六)增加档号编制示例。工作组从全国征集的各级各类档案部门档号编制实践中选取了一批涵盖各种门类、各种载体的典型实例,进行标准化处理,作为示例集中放入附录,方便直观理解各个元素的作用及其使用方法,解决标准操作性问题。

作者单位：国家档案局科研所

文章来源：《中国档案》2022年第8期