为做好革命历史档案文件级目录采集工作,建立全国统一的革命历史档案目录检索体系,根据中央档案馆国家档案局《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》和《国家档案局办公室关于做好国家重点档案文件级目录报送工作的通知》(以下简称《通知》)制定本办法。

一、准确把握采集范围

根据《通知》精神,各级综合档案馆馆藏革命历史档案,以及各级综合档案馆从境外机构、个人及境内个人收藏者处获取的革命历史档案复制件,都要采集上报文件级目录。各地在工作中要准确把握革命历史档案的采集范围,一方面,要做到不遗漏,凡属革命历史档案的都要采集上报目录数据;另一方面,要注意从文件级区别民国档案与革命历史档案,区别档案与资料,不能把民国档案目录当作革命历史档案目录报送,也不能把资料目录当作档案目录报送。

二、严格执行采集标准

革命历史档案文件级目录采集项目共20项,分别是档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号、文件题名、责任者、文件时间、页数、受文者、控制使用标识、语种、载体形态、主题词或关键词、人物、机构、会议、地名、事件、密级、文件附注。其中,档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号、文件题名、责任者、文件形成时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、密级、文件附注为必要项,其它为选择项。

具体填写要求如下:

1.档案馆代码

根据国家档案局编排的代码进行著录。

2.档案馆名称

按照现行规范名称进行著录。

3.全宗名称

著录档案所在全宗的名称。

4.档号

著录档案实体的编号。一般应包含全宗号、目录号、案卷号、文件号。

5.文件题名

一般按照原件标题进行著录,原题名有语病或过于冗长,未准确反映档案中心内容,或者原无题名的,应根据文件内容重拟题名。档案中原有的“事由”“摘由”不应作为正式标题。所拟文件题名应能够表达档案的内容特征和中心主题,一般应包含责任者、事由(或主题)、受文者、文件类型等要素。题名与附件题名之间用“+”分隔。附件题名为两件以上者,应著录为“+1……”,“+2……”。

6.责任者

著录制发文件并对其负有责任的个人或团体。

个人责任者一般只著录姓名,使用字、号、笔名、化名、别名的,除按原文著录外还应将其真实姓名附后,并加“〔〕”。原文只有个人责任者姓或职务的,应尽量考证其姓名,并著录考证出的姓名,不能考证的则按原件进行著录。

团体责任者应著录机构的全称或通用简称。

多个责任者的,应将责任者依次写出,并用顿号“、”(中文半角,下同)进行分隔。

7.文件形成时间

统一采用公元纪年,用8位阿拉伯数字表示,不足8位用0补。如,1938年5月8日,应著录为:19380508。1925年3月,应著录为:19250300。如一份文件只有2月,应著录为00000200。使用农历、民国纪年、年号、地支代月、韵目代日的,应转换为公元纪年。如:民国三十八年五月六日,应著录为19490506。由若干份文件为对象著录一个条目时(即组合文件),文件时间应著录起始和终止时间,并用“-”连接,“-”为中文状态占1个字符。如某文件组合有1933年4月1日、1933年6月2日、1933年9月5日3份文件,文件时间著录为19330401-19330905。

8.页数

著录文件的总页码数,双面有字或筒子页文件按两页计。

9.受文者

著录方法同责任者。

10.控制使用标识

不开放使用的档案,用大写字母K表示。已经鉴定确定为开放使用的档案,此项不作著录。

11.密级

按照档案原件标注的密级著录。

12.语种

只对非汉语的进行著录,如俄语、日语、英语等,著录为俄、日、英等,单一汉语语种不著录。

13.载体形态

只对非纸质的进行著录,如录音、录像、照片、缩微胶片等,纸质的不著录。

14.主题词或关键词

主题词依据革命历史档案主题词表著录,关键词是指具有检索意义且主题词表中没有出现的其它词,词与词之间用顿号“、”分隔。

15.人物

根据档案内容中出现的具有检索意义的人名著录,著录时人名之间用顿号“、”分隔。如,某某会议记录,参加会议的人员应是人物项著录的内容。

16.机构

根据档案内容涉及的具有检索意义的组织机构名称进行著录。组织机构应著录机构全称或通用简称。

17.会议

根据档案内容涉及的具有检索意义的会议名称进行著录,不同会议名称之间用顿号“、”分隔。

18.地名

根据档案内容中涉及的具有检索意义的地名进行著录,历史地名应按照原文著录。

19.事件

根据档案内容涉及的具有检索意义的历史事件进行著录,如:七七事变、百团大战、平型关战役、台儿庄战役、皖南事变等。

20.文件附注

主要对需要说明或补充的事项进行注释。如,文件为复制件的,可在此项注明。有关抗战的革命历史档案,需在此项中著录“抗战”。

以上项目,须严格按规定填写,没有的可不填。为确保格式统一,各地须从国家档案局官网下载dbf目录采集模板进行信息录入。

三、认真制定工作方案

革命历史档案文件级目录报送工作由各省级档案馆(含有关计划单列市档案馆、新疆生产建设兵团档案馆,下同)牵头,实行分级管理。各省级档案馆局要按照《通知》精神和本工作要求,结合地区实际,研究制定革命历史档案文件级目录采集工作方案,明确工作安排和工作流程。各省级档案馆局要加强对本地区各档案馆目录采集工作的指导,认真组织开展本地区革命历史档案文件级目录采集工作培训,特别是要安排具体参与目录采集工作的人员进行必要的培训。通过培训帮助大家准确理解著录项目内涵,准确把握著录项目要求,准确填写著录项目信息。

四、严格做好审核汇总

各省级档案馆负责对本地区革命历史档案文件级目录进行校核和汇总。各地要切实负起审核责任,对所接收数据的抽检率不得低于15%,差错率不得高于1‰。要认真填写《革命历史档案文件级目录数据报送审核表》,对有关审核情况进行记录,对审核不合格的退报送单位修改。各档案馆对本馆所采集上报的目录数据要逐条进行初审和复审,确保无误才能上报。

五、统一按规定进行报送

各省级档案馆负责将本地区革命历史档案文件级目录电子数据汇总为1个dbf文件,于每年12月底前以光盘为载体报送全国革命历史档案资料目录中心。各地在报送目录电子数据的同时,还要报送本地区革命历史档案文件级目录数据采集上报工作情况报告,对报送单位数量、全宗数量、报送数据所占总量比例等方面的情况进行说明。革命历史档案文件级目录数据属涉密事项,为确保数据安全,各省级档案馆可派专人进行报送,也可通过机要交通渠道进行报送。各地工作中要注意做好保密工作,及时对目录数据进行备份,确保目录数据的安全。

六、及时反馈情况和问题

全国革命历史档案资料目录中心将根据工作开展情况,到各地进行检查指导,及时总结推广经验,通报各地采集工作情况,推动革命历史档案文件级目录采集工作向前发展。各地在革命历史档案文件级目录采集工作中遇到的情况和问题要及时向全国革命历史档案资料目录中心反馈。

全国革命历史档案资料目录中心联系人及联系方式:

钟素兰010—55627729

张华滨010—55627733

附:1.革命历史档案文件级目录数据表格式样

附:2.革命历史档案文件级目录著录项目字段说明表

附:3.革命历史档案文件级目录数据报送审核表

全国革命历史档案资料目录中心

2016年8月3日