为推进国家重点档案目录体系建设,实现民国档案文件级目录著录规范化,根据《文献著录总则》(GB/T3792.1)、《档案著录规则》(DA/T18)、《民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》(DA/T20.1),特制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于全国各级综合档案馆馆藏民国档案文件级目录的著录,规定了文件级目录的著录项目、著录要求、标识符号和著录文字。

二、著录项目

(一)著录项目:揭示档案内容和形式特征的记录事项。

(二)著录项目分为必要项目(Δ)和选择项目。必要项目必须著录,选择项目可视具体情况选择著录。

1.必要项目:档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号[全宗号、目录号、案卷号(含宗号)、文件(序)号]、文件题名、责任者、时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、附注。

2.选择项目:受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词(人物、机构、会议、事件等)、电子画幅数。

三、著录项目要求

(一)档案馆代码Δ

依据《全国档案馆名称代码》著录。

(二)档案馆名称Δ

保存档案的机构全称。

(三)全宗名称Δ

全宗名称:档案全宗(一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体)的全称。

(四)档号Δ

档号:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。文件级档号由全宗号、目录号、案卷号(含宗号)、文件号(卷内文件的顺序号)组成。

(五)文件题名Δ

1.文件题名:又称文件标题,用来表达单份或一组文件内容特征和中心主题。

2.文件题名著录应能揭示文件主要内容,一般要揭示责任者、事由、文种,表述力求精准。

3.单份文件原题名准确表达文件内容可照录;没有题名、题名不完整或不能揭示主要内容的则依据内容重新拟写题名。

4.一组文件的题名依据该组内文件的内容拟写。

5.文件题名中的地名,县级及县级以下的应写明所属省份。

6.文件题名中的人名、机构名参照“三(六)责任者”对应要求规范著录。

7.文件题名中的标点符号须规范使用。

(六)责任者Δ

1.责任者:形成文件内容并对其负有责任的机构或个人。

2.机关、企业、团体等机构责任者应著录准确全称。

3.内设机构或基层机构责任者应标明完整全称。

4.以长官署名发出的机关公文,责任者著录官署全称。

5.文件中明确标明职务的个人责任者须在姓名前著录职务。

6.外国或少数民族责任者照录原文,并在“()”中标明现规范译名。

7.两个或两个以上责任者时,最多著录三个,中间以“、”相隔,被省略的责任者用“等”表示。

8.附件责任者以附件落款为准。

(七)时间Δ

1.时间:文件的形成时间。

2.时间应著录年、月、日,用8位阿拉伯数字表示。年份4位、月份2位、日期2位,年、月、日都没有的不著录。

例:民国23年5月4日,著录为19340504

民国35年,著录为19460000

民国年11月12日,著录为00001112

3.时间分起始时间和终止时间两列著录。公私文书在起始时间项著文件制发时间,没有制发时间著录收文时间。

4.文件针对时间及具有特定意义的时间须在题名或关键词中表述,如计划、报告、预决算、公债等,时间项著录文件内显示的最早和最迟的时间。

5.时间以公元纪年,其他特殊纪年一律换算成公元纪年。千字文代年、地支纪月、韵目代日等应换算成相对应的年、月、日著录。

6.档案上时间记载有误,仍照原文著录,将考证得出的时间著录于后,并加“[]”号。

(八)页数Δ

该份文件的实际页数。用阿拉伯数字著录。

(九)控制使用标识Δ

控制使用的文件著录控制符“k”。

(十)语种Δ

档案的书写文字。汉字文件不著录,非汉字文件须依据实际语种著录;汉字和其它文字并存的文件著录“汉蒙”、“汉英”等;不能识别的外国文字著录“外文”字样,不能识别的少数民族文字著录“少数民族文”字样。

(十一)载体形态Δ

1.载体形态:档案信息载体物质形态的种类。

2.非纸质档案载体类型须著录,例:印章、胶片、标本等。

3.非档案原件需著录“仿真复制”、“静电复印”字样。

(十二)政权标识Δ

特殊政权机构(以文件的制发机构为准)用汉字著录政权全称。例:汪伪政权、伪维新政府、伪华北政务委员会等。

(十三)附注Δ

本条目录中需要特别解释和补充说明的事项。

(十四)受文者

文件主送机构或个人的全称。

(十五)文种

按性质和用途确定的文件种类的名称。

(十六)起止页码

文件起始和终止页码,用“~”连接著录,不连续的页码分段标注,每段之间用“、”。

(十七)文本

文件稿本的名称。依据实际情况著录副本、草稿、定稿、手稿、草图、蓝图等。

(十八)分类号

依据DA/T20.3——1999及《民国档案分类表》著录。

(十九)缩微号

档案缩微品的编号。

(二十)电子文档号

电子文档号:电子文件的一组符号代码。

(二十一)关键词(人物、机构、会议、事件等)

关键词:反映文件内容,用以表达档案主题并具有检索意义的名词或词组(包括人物、机构、会议、事件等)。

(二十二)电子画幅数

电子档案的实际画幅数。

四、标识符号

(一)()解释或说明性内容,外国或少数民族责任者现规范译名。

(二)[]表示考证得出的著录内容。

(三)?用于不能确定的著录内容,一般与“[]”号配合使用。

(四)□表示每一个残缺的文字,难以计数的残缺文字用三个“□”表示。

(五)、两个或两个以上责任者、关键词、附注栏中的解释和说明词及不连续页码分段标注的间隔符号。

(六)~时间起止之间连接。

(七)+附件前冠“+”号

(八)k文件控制符,表示文件不对外开放。

五、著录文字

(一)著录文字为简体汉字。

(二)著录数字除文件题名和全宗号外一律使用阿拉伯数字。

(三)著录外文与少数民族文字时,可依照外文和少数民族文字书写规则著录,亦可根据实际需要翻译成汉字著录。

附件1:文件级目录数据库结构表

附件2:范例

中国第二历史档案馆全国民国档案目录中心

2016年7月26日