为进一步规范档案数字化副本的利用工作，加强对档案纸质原件的保护，提高档案利用效率，保障档案信息安全，特制定本办法。

第一条 档案数字化副本是指纸质档案经过数字化处理后形成的电子副本。利用者利用档案数字化副本前需提供身份证、介绍信等相关证明文件在利用前台进行登记，并在接待工作人员指定的计算机上进行查阅利用。

第二条 授权的计算机查阅账号与密码仅供利用者本人使用，不得借予他人。该查阅账号与密码限一次性查阅，有效期为一天。

第三条 接待工作人员须认真审核利用者查档需求，按利用者需求进行档案数字化副本目录或全文赋权。控制使用的档案不得违规赋权。

第四条 档案数字化副本经开放鉴定后方可对外利用。查阅控制使用的民国档案的数字化副本时，需经馆分管领导同意后方可利用；查阅控制使用的现行档案的数字化副本时，需由立档单位或承接原立档单位职能的单位开具介绍信，立档单位撤销的需经馆分管领导同意后方可利用。

第五条 利用者在利用档案数字化副本时禁止拍照、截屏、拷贝文件等操作，禁止将自带电脑接入本馆局域网。

第六条 需要打印档案数字化副本的应提出打印申请，经审批后，由工作人员负责打印。档案的文件审批单、文件底稿、草稿件等过程性文件不予打印。档案数字化副本每人次打印20张，均须标记“湖南省档案馆馆藏”水印。

第七条 利用者结束利用档案数字化副本时，接待工作人员要及时撤销其查阅账号与密码，确保档案信息安全。

第八条 接待室数据库终端计算机实行专机专用，不得联网，不得外接U盘、移动硬盘等移动存储介质，不得擅自拷贝档案数据，避免信息数据外泄。

第九条 接待工作人员需使用本人专用帐户登录馆藏档案管理系统，不得使用他人账户登陆操作，不得将帐户信息泄露给他人，不得允许非接待工作人员使用数据库终端计算机。

第十条 本规定由湖南省档案馆负责解释。

第十一条 本规定自发布之日起施行。