为提高档案利用工作服务水平，方便在法定工作时间不能到本馆利用档案和政府公开信息的利用者，结合本馆实际，对双休日、节假日前来本馆查阅档案或政府公开信息的利用者实行预约制。具体办法如下：

一、利用者应通过电话、信函、湖南省档案馆网站等方式，向本馆提出预约查阅档案或政府公开信息申请，说明查阅内容及目的，并留下真实的查阅人姓名及联系电话。

二、查阅利用部工作人员在受理双休日、节假日预约查阅申请时，应在预约登记簿上认真做好记录，报部门主任审批后，至少提前1天将审批确定事项电话通知利用者，并告知查档相关要求。对不满足查阅条件的申请应向利用者说明不予预约的理由。

三、查阅利用部应提前将审批确定事项告知综合部，由综合部报告馆领导并通知相关部门做好服务准备。

四、利用者须在约定时间内，持本人身份证等有效证件来本馆查阅档案或政府公开信息，遇有特殊情况不能如期来馆查阅者，应提前1天通知本馆。

五、如利用者在预约时段内未前来办理预约事项，或到本馆后提出变更查阅要求的，视为取消预约，需重新办理预约。

六、未事前预约申请查阅档案或政府公开信息的，本馆恕不受理。

七、查阅利用部工作人员在接待预约查档利用者时，应主动向利用者讲明查档要求和有关流程，并认真做好服务和填写查档记录。

八、本馆预约电话：0731—81128555；本馆地址：长沙市芙蓉区车站北路205号，邮政编码：410001；预约查档时间：上午9:00—11:30；下午14:30—16:30，夏季（7-9月）15:00—17:00。

本办法自2022年1月1日起实行。